RISALAH RAPAT

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau yang biasa kita sebut KBBI, risalah rapat adalah istilah administrasi dan kepegawaian catatan mengenai apa yang telah dibicarakan dan diputuskan dalam suatu rapat. Menurut istilah, risalah rapat adalah tulisan atau dokumentasi yang berisi informasi bagi yang hadir maupun yang tidak hadir dalam sebuah rapat. Pada umumnya risalah rapat dibuat di dalam rapat untuk merekam apa saja yang terjadi dalam pertemuan. Di dalam risalah rapat biasanya berisi nama peserta, agenda, keputusan yang dibuat oleh peserta, komitmen tindak lanjut oleh peserta, batas waktu pemenuhan komitmen, dan hal-hal lainnya yang didiskusikan dan perlu didokumentasikan untuk keperluan tinjauan masa depan ataupun riwayat. Risalah rapat yang baik adalah yang fokus pada keputusan yang dibuat pada saat rapat dan komitmen yang dibuat oleh para peserta. Komitmen dibatasi oleh batas waktu pemenuhan dan rincian lainnya yang perlu dimengerti oleh semua peserta rapat.

Risalah rapat yang efektif tidak perlu mencantumkan semua diskusi yang terjadi. Dan juga tidak perlu, bahkan tidak seharusnya menyatakan “siapa berkata apa” (kecuali berita acara pengadilan, rapat dengar pendapat, dll yang memerlukan dicantumkannya semua kata-kata). Idealnya, risalah rapat dibagikan kepada semua peserta rapat dalam waktu 24 jam setelah rapat selesai. Hal tersebut sebagai pengingat bagi para peserta rapat. Dengan begitu para peserta rapat dapat segera menindaklanjuti semua komitmen yang diputuskan di dalam rapat. Pada rapat yang bersinambung biasanya ditunjukkan risalah rapat sebelumnya sebagai dasar koreksi dan langkah selanjutnya. Risalah rapat dapat berkontribusi efektif kepada keberhasilan rapat apabila ditulis dan dibagikan pada waktunya.

Walaupun risalah rapat mengikat komitmen di antara peserta rapat, terkadang tidak cukup kuat untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan atau persetujuan. Belum lagi jika terdapat keputusan yang berada di luar kewenangan peserta rapat. Tentu saja hal itu membutuhkan dukungan dari level kerja yang lebih tinggi. Sehingga dibuatlah aturan bahwa untuk rapat internal harus ditandatangani oleh atasannya supervisor dan untuk rapat eksternal oleh dua level di atasnya lagi. Aturan ini dibuat dalam rangka melindungi pekerja dari konsekuensi hukum yang mungkin timbul dari keputusan rapat yang dibuatnya. Dengan diketahui dan ditandatangani oleh atasan, maka hal tersebut mengembalikan fungsi kewenangan sesuai dengan porsinya.

Apabila aturan tersebut diberlakukan secara kaku maka atasan diharuskan menandatangani semua risalah rapat yang dibuat oleh bawahannya sedangkan tidak semua rapat tersebut ia hadiri. Menunggu tanda tangan persetujuan memungkinkan risalah rapat menjadi tidak efektif karena tidak dibagikan pada waktunya. Selain itu fungsi manajerial berupa pendelegasian tugas harus mengalami penyesuaian terhadap pendekatan ini. Jika atasan setingkat direktur turut menandatangani risalah rapat yang dibuat oleh pekerja tiga level di bawahnya, bisa jadi penyesuaian tersebut adalah menuju manajemen mikro.

Adapun cara menulis risalah rapat adalah sebagai berikut :

1.      Gunakan alat perekam untuk meneliti dokumen yang sedang diteliti dalam rapat.

2.      Tulis poin-poin penting yang disampaikan dan tulis nama orang yang memaparkannya,

3.      Bertanyalah kepada pemimpin atau pihak yang berwenang untuk meminta penjelasan lebih lanjut mengenai hal-hal yang kurang dimengerti.

4.      Semua gagasan yang ditolak dan diterima harus dicatat.

5.      Jika rapat telah selesai, maka segeralah untuk menyalin MoM dengan bahasa dan sajian yang terbaik.

6.      Janganlah menunda penulisan MoM.

7.      Gunakan software secara gratis dari MoMyang ada pada Pocket PC agar semua kerjaan menjadi efektif dan efisien.

Referensi :

2013. Risalah Rapat dan Tanda Tangan. [online] Tersedia di : https://buletabangijo.wordpress.com/2013/07/30/risalah-rapat-dan-tanda-tangan/ , diakses pada 12 Juli 2016

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Kamus versi online/daring (dalam jarigan). [online] Tersedia di : http://kbbi.web.id/surat , diakses pada 12 Juli 2016.